Dokumentum sablonok

Az üzleti folyamatok dokumentálását célszerű már az első vázlatok készítése során a vállalat által használt dokumentum sablonokba végezni, így ezzel tetemes mennyiségű időt spórolhatunk meg a későbbi munkáink soárn.

Hogyan kezdjünk neki a dokumentum sablonok használatának?

Első lépésént a felkutatott anyagokból válasszuk ki azt a sablont, melyet a vállalat használ. Amennyiben több ilyen sablon létezik, úgy célszerű támogatást kérni a megfelelő kiválasztásához. E támogatást elsősorban a minőségbiztosítási terület, ennek hiányában a felső(bb) vezetéstől szükséges megkérni.

Több sablon típusra lesz szükségünk, ezért ellenőrizzük, hogy minimum az alábbi területekre rendelkezésre állnak:

1. szöveges dokumentum (pl. MS Word) sablon
2. táblázatos sablon (pl. MS Excel) 
3. prezentációs sablon (pl. MS PowerPoint)

Természetesen mindegyik tagolható tovább egy-egy, a feladat szempontjából specifikus területre. Néhány példa:

1. MS Word
1. Folyamat dokumentáció
2. Jegyzőkönyv a megbeszélésekről
3. Felhasználói útmutató
4. Teszt jegyzőkönyv
5. Heti/havi jelentések
2. MS Excel
1. Feladat lista
2. Folyamat lépések és azok részletei
3. Flag kezelés
3. MS Power Point
1. Heti/havi jelentések
2. Kick-off és státusz prezentációk

Mit tegyünk, ha nincsenek sablonok a szervezetben?

Ez esetben nekünk szükséges előállítani a szükséges és megfelelő dokumentum sablonokat.
Az alábbi lista tartalmaz néhány elengedhetetlen elemet a dokumentum sablonok-, ezáltal az előállítandó dokumentációból:

• Dokumentum pontos címe (pl. Beszerzési folyamat)
• Dokumentum kontroll 
• szerző
• verzió (pl. v1.0)
• dokumentum tulajdonosa
• jóváhagyók
• státusz (pl. jóváhagyott, vázlat)
• utolsó státuszváltozás dátuma
• dokumentum érvényességi ideje
• Tartalomjegyzék
• Fejezetek
• Alfejezetek
• Rövidítések jegyzéke
• Oldalszámok
• A vállalat neve és logoja

Te milyen dokumentum sablont használsz? Szólj hozzá, hogy mások is tanuljanak belőle!

Gyűjtsünk anyagokat!

Sokszor felmerül a kérdés, hogy a szervezetben már megtalálható, előzetesen elkészült anyagok, dokumentunok hogyan lelhetőek fel, hiszen ezek fontos és hasznos információkkal szolgálnak folyamataink dokumentálásához.

Bizonyos esetekben könnyen, máskor nehezen hozzáférhető anyagokról beszélünk.

Egy-egy kutató munka során meg lehet keresni az alábbi területeket és kérni tőlük a már rendelkezésre álló anyagot:

• irattár
• folyamat tulajdonosa
• folyamat szereplői
• vállalati intranet

 

Milyen anyagokat keressünk a folyamat dokumentációról?

Bármit, ami betekintést nyújt a jelenlegi folyamatba:
- folyamatábrát
- részletes dokumentációt
- feladatlistát
- a folyamat során előállításra kerülő dokumentum

Fontos ugyanakkor kiemelni, hogy mivel a feladatunk célja a működő üzleti folyamat teljes körű dokumentálása, így az összegyűjtött anyagok átnézését követően további konszolidációra lesz szükség a cél eléréséhez. Azaz, hiába van itt-ott a szervezetben egy-egy dokumentum, azokat minimum konszolidálni, ha nem újra írni, egységes szerkezetbe önteni szükséges, máskülönben miért kezdenénk bele az amúgy sem kis munkába.

Hogyan lehet még elkészült anyagokat fellelni a szervezetben? Milyen további lehetőségekkel érdemes számolni? Szólj hozzá, hogy mások is tanuljanak belőle!

Előkészítés - Dokumentálandó folyamat kiválasztása

Üzleti folyamatok dokumentálásának kezdetekor, a munka elején a feladat meglehetősen nagynak tűnhet ezért célszerű olyan folyamattal kezdeni a munkát, amely lehetőséget biztosít az első sikerekhez ugyanakkor biztosítja a szükséges eredményt is.

Első folyamat vagy folyamatok választásakor célszerű az alábbi szempontokat figyelembe venni:

• Komplexitás - Ne kezdődjék a munka legösszetettebb folyamattal.
  Nagy segítséget biztosít a munka során, ha 
• már meglévő dokumentációkból történhet az építkezés
• a szereplők számára már nem ismeretlen a feladat
• meg van a kellő rutin egy folyamat dokumentálásához
• Szerepkörök száma - Célszerű néhány szerepkörös folyamattal kezdeni és csak később haladni a sok szerepkörrel működtetett folyamatok irányába.
• Kritikusság - Az első üzleti folyamat dokumentálása lehetőleg ne a legkritikusabb, legnagyobb fókuszban levő folyamat legyen. Kecsegtető lehet a gondolat, hogy a legkritikusabb folyamatot ledokumentálva a fennmaradó folyamatok már lényegesen könnyebben haladhatnak. Ami az előnye az egyben a hátránya is lehet e választásnak: ha még nem áll rendelkezésre a kellő háttér, akkor pont a kitüntetett figyelem miatt ütközhet a munka akadályba.

Mindent összevéve az első dokumentálásra kerülő folyamatok esetében megfontolandó az egyszerűségre törekedni és folyamatosan haladni az egyre komplexebb folyamatok dokumentálása felé.

Előkészítés - Üzleti folyamatok összegyűjtése

Az üzleti folyamatok modellezésének egyik fontos eleme a jelenleg meglévő folyamatok összegyűjtése, egy- az üzleti folyamatokat tartalmazó katalógus (folyamat katalógus) elkészítése.

Ha még nem áll rendelkezésre egy katalógus, mely segítségével összeállítható a dokumentálandó folyamatok ütemterve, akkor ezt a katalógust már a munka elején szükséges előkészíteni. Ez a dokumentum folyamatosan fog változni, bővülni, ahogy folyamatról folyamatra több információ áll rendelkezésre.

Kiindulásként elegendő néhány meta információ rögzítése, mely támpontot ad a továbblépéshez:

1. Folyamat neve
2. Folyamat célja/leírása
3. Folyamat tulajdonosa

A fenti sorrend az üzleti folyamathoz tartozó információ fontosságát is jelöli abban az esetben, ha feltétlenül szükséges prioritást rendelnünk egy-egy meta információ mellé.

A folyamatokról tárolható információk listája természetesen a fenti elemekkel messze nem teljes, számos további adat rögzítésére van még szükség a munka során:

1. Verzió
2. Elfogadás dátuma
3. Érvényesség / Következő revizió
4. Folyamathoz tartozó kulcsszavak
5. Mérőszámok

Pro és contra a folyamatok dokumentálásáról

Amikor elkezdjük dokumentálni az üzleti folyamatokat nagyon sok előnyt lehet felsorolni, mit nyerünk e munkával, ugyanakkor fontos megemlíteni azokat a tényezőket is, melyek nem a pozitív oldalon szerepelnek.

Erőforrás-igény

A munka elvégzéséhez mindenképp erőforrásokra van szükség. Itt három típust különböztethetünk meg:

1. Idő
1. Az idő tényezővel mindenképp számolnunk kell, hiszen a feladat végrehajtása időbe telik. Elő kell készíteni, végig kell vinni, majd a szükséges utómunkálatok elvégzéséhez is időre van szükség.
2. Emberi
1. Üzleti folyamatok dokumentálását interjúk, konzultációk útján lehet elészíteni. Ehhez szükséges, hogy a dokumentálást végző szakember átbeszélje a folyamatot az abban érsztvevő, azt működtető szereplőkkel.
2. Fontos, hogy az emberi erőforrás számításakor ne csak a dokumentálásért felelős személyt vagy személyeket számoljuk ide, hanem az őt illetve őket segítő szereplőket is. Hasonló módon szükséges eljárni az idő tényező tervezésénél is.
3. Anyagi
1. Implicit módon mindíg jelen van, hiszen ha nem egy külsős szakember kerül megbízásra, akkor a szervezet egy- vagy több tagjának ráfordított idejét és ez alapján ráeső személyi költségeket kell ide számolni.
2. Egyértelműen megjelenik, amennyiben egy külsős szakembert vagy szakember csoport kerül megbízásra a feladat végrehajtásával.

Elvárt eredmény

Mindeképp szükséges megkülönböztetni az aktuális folyamat dokumentálását egy új folyamat bevezetésétől vagy az aktuális folyamat optimalizálásától. Mig az utóbbiak egy új működési állapot kialakítására fókuszálnak, addig az első a tények papírra vetését célozza.

Nagy különbség a két típusú eredmény között, hogy az új, a megváltoztatott működés sokkal nagyobb ráfordítást és fókuszt igényel minden téren. Ezzel szemben az aktuális állapot dokumentálása, mint ahogyan a neve is sugallja csupán a jelen működést írja le.

Határidők

E pont nem csupán a folyamatok dokumentálása terén fontos, hiszen egy szervezet működése során nap mint nap találkozunk vele. Fontos ugyanakkor kiemelni, hogy egy előre kitűzött határidő a feladat elvégzésére mindneképp fontos, ellenkező esetben a feladatból végtelen történet kerekedhet. Ezzel rögtön el is érkeztünk a contra ponthoz, hiszen ahhoz, hogy időre el lehessen végezni a feladatot időt, energiát kell szánni rá.

Mit nevezünk folyamatnak?

Folyamatnak nevezzük az egymást követő tevékenységek sorozatát, melyek egy előre meghatározott módon, a kívánt cél elérésének érdekében hajtódnak végre.
Függetlenül attól, hogy egy cég milyen területen tevékenykedik és mit kínál, folyamatok mentén dolgozik, s a kialakított folyamatai határozzák meg működését. Ezek a folyamatok sok esetben, nem feltétlenül jelentenek előre kialakított-, letesztelt-, adott esetben részletesen dokumentált folyamatokat, inkább tevékenységek egymást követő sorozatáról beszélhetünk melyet az idő és az igények alakítottak mai működésükre.
Néhány egyszerű példa a folyamatokra:

• postázás
• beszerzés
• számlázás
• dolgozók be- és kiléptetése
• hibaelhárítás
• termékbevezetés
• változáskezelés

Egyetlen cég sem tud működni folyamatok nélkül, ugyanakkor nagyon fontos ezen folyamatok jelentőségét idejében felismerni ahhoz, hogy a hatékonyságon, az erőforrások megfelelő kihasználásán, működési költségek optimális csökkentésén és a felmerült feleslegek előfordulásán  javítani tudjunk. Ez a felismerés független a cég méretétől. Beszélhetünk egyszemélyes vállalkozásról vagy akár egy multiról; a költséghatékonyság mindenhol fontos szempont.
A hatékonyság felé vezető úton egyik legfontosabb lépés a működtetett folyamatok felismerése és azok kellő részletezettségü dokumentálása.

Köszöntő

Amikor folyamatokra gondolunk, hajlamosak vagyunk túl- vagy alul értékelni azok létezését és a velük járó kihívásokat. Az oldalon található cikkek segítséget nyújtanak az üzleti folyamatokkal kapcsolatban felmerülő kérdések megválaszolásához, valamint kézzelfogható segítséget nyújtanak azok kialakításában, működtetésében és dokumentálásában.

Néhány téma, melyet hamaroasn megtalálhat az oldalon:

• Folyamatok jelentősége
  • vezetői szemmel
  • a mindennapokban
• Bevezetés
• Optimalizálás
• Folyamatok dokumentálása
  • Feladatok kialakítása
  • Kötelező- és opcionális elemek
  • Folyamatok kapcsolatai