Kinek fontos a dokumentált folyamat?

A dokumentált folyamat a szervezet minden szintjére nézve pozitív hozadékkal bír. Mint ahogyan más-más feladat- és felelősségi kör tartozik a szervezet egyes tagjaihoz, úgy tartalmaz más és más előnyöket is. 

Vezetői szinten:

• átláthatóvá teszi a cég működését
• a folyamatok függőségei és összefüggései egyértelműen kimutathatóak
• objektív alapot biztosít az egyes folyamatok optimalizációjához
• biztosítja a folyamatos minőséget
• ügyfél elégedettség növelése

Folyamat szereplői számára:

• egyértelművé teszi a feladat- és felelősségi köröket
• rögzíti a feladatok szekvenciáját és függőségeit
• segítséget nyújt a betanuláshoz
• segítséget nyújt a minőségi működéshez

Folyamat ügyfelei számára:

• kiszámítható az elvárt termék minősége
• kiszámítható a ternék szállítási ideje

Miért fontos dokumentálni a folyamatokat?

Ha már tudjuk mi az, hogy folyamat és felismertük annak jelenlétét célszerű továbblépnünk a dokumentálás irányába.
Egy cég addig nem fogja megfelelő aspektusból látni működését, amig folyamatai nincsenek megfelelően dokumentálva. Alaposan dokumentált folyamatok hiányában a vállalkozás egyes részlegei különálló egységenként működhetnek. Ha egy vállalkozásban a működtetett folyamatok dokumentálva vannak az a teljes működésre pozitív eredménnyel hathat, beszéljünk akár a működés optimalizálásáról,  erőforrások kihasználásáról vagy felesleges feladatok kiiktatásáról.
A dokumentált folyamatok előnyei közül hármat mindeképp célszerű kiemelni:

1. Nincsen lehetőség a folyamat működésének több módon történő értelmezésére
   • A dokumentált folyamatnak köszönhetően a folyamat szereplői és külső szemlélői számára egyértelműen meghatározhatóak a tevékenységek, azok szekvenciája és a végrehajtásukért felelős szereplők.
2. Tréninganyagként szolgál
   • Új munkaerő csatlakozásakor a dokumentált folyamat segítségével a betanítási idő és a ráfordított energia lényegesen lerövidíthető és hatékonnyá tehető.
   • Új folyamat bevezetésekor – hasonlóan az előző ponthoz – a részt vevő erőforrások betanításában jól használható a folyamat dokumentáció.
3. Marketing célokra használható
   • Segítséget nyújt a szervezet által nyújtott lehetőségek áttekintéséhez.

A dokumentált folyamatok további előnyökkel is járnak egy szervezet számára:

• Megnövekedett hatékonyság
• Pontosan definiált feladatok és felelősségi körök
• Rövidebb betanítási időszak
• Növekedés elősegítése
• Gyorsabb reagálás a piac eseményeire
• Csökkenthető működési költségek
• Dolgozói elégedettség

A dokumentált üzleti folyamatok elengedhetetlenek egy sikeres cég életében, ezzel lehetővé tesszük hogy a folyamatok működése a folyamatoktól és ne az azt működtető személyektől függjön.

Mit nevezünk folyamatnak?

Folyamatnak nevezzük az egymást követő tevékenységek sorozatát, melyek egy előre meghatározott módon, a kívánt cél elérésének érdekében hajtódnak végre.
Függetlenül attól, hogy egy cég milyen területen tevékenykedik és mit kínál, folyamatok mentén dolgozik, s a kialakított folyamatai határozzák meg működését. Ezek a folyamatok sok esetben, nem feltétlenül jelentenek előre kialakított-, letesztelt-, adott esetben részletesen dokumentált folyamatokat, inkább tevékenységek egymást követő sorozatáról beszélhetünk melyet az idő és az igények alakítottak mai működésükre.
Néhány egyszerű példa a folyamatokra:

• postázás
• beszerzés
• számlázás
• dolgozók be- és kiléptetése
• hibaelhárítás
• termékbevezetés
• változáskezelés

Egyetlen cég sem tud működni folyamatok nélkül, ugyanakkor nagyon fontos ezen folyamatok jelentőségét idejében felismerni ahhoz, hogy a hatékonyságon, az erőforrások megfelelő kihasználásán, működési költségek optimális csökkentésén és a felmerült feleslegek előfordulásán  javítani tudjunk. Ez a felismerés független a cég méretétől. Beszélhetünk egyszemélyes vállalkozásról vagy akár egy multiról; a költséghatékonyság mindenhol fontos szempont.
A hatékonyság felé vezető úton egyik legfontosabb lépés a működtetett folyamatok felismerése és azok kellő részletezettségü dokumentálása.