Üzleti folyamat áttekintése a résztvevőkkel

Ha már tudjuk, hogy a folyamataink dokumentálásához mire és kire van szükségünk, mennyi idő áll rendelkezésre, van egy összeállított tervünk a munka megkezdésére, akkor kezdjünk is bele.
Az egyik kezdeti feladat, hogy beszéljük át a folyamat szereplőivel, tulajdonosával, ügyfelével a folyamatot.

Hogyan beszéljük át a működtetett folyamatot?

Szervezzünk vagy egy közös megbeszélést minden szereplővel vagy pedig egy-egy megbeszélést minden szereplővel külön-külön. Mindkét típusú egyeztetésnek megvannak a maguk előnyei és hátrányai.

A megbeszélés előkészítésekor ügyeljünk az alábbiakra:

• Hívjuk meg a résztvevőket!
• Az időpont legyen minden meghívott számára alkalmas
• Válasszunk olyan helszínt, ahol a folyamatot nyugodt körülmények között tudjuk átbeszélni. Pl. legyen elegendő asztal, szék, hálózat amennyiben szükséges, tábla rajzolni, telefon ha röviden egyeztetni szükséges valamely részletet, kivetítő stb.
• Hossza lehetőleg ne haladja meg az 1 maximum 2 órát. Amennyiben több idő szükséges a folyamat átbeszéléshez szervezzünk több megbeszélést.
• A meghívásból legyen egyértelmű pontosan miről fog szólni a megbeszélés. Azaz legyen tárgya!
• Röviden részletezzük, miről szól a megbeszélés és mi a cél

Közvetlenül a megbeszélés előtt gondoskodjunk róla, hogy minden szükséges eszköz (pl. tárgyaló, kivetítő, hálózat, tábla, papír, stb.) rendelkezésre áll.

A megbeszélésre érkezzünk lehetőleg pár perccel a meghívott(ak) előtt.

A megbeszélés kezdetén vázoljuk:
- miről fogunk beszélni
- mi az elérendő cél
- a jelenlévők miért lettel meghívva és mi az elvárás feléjük
- váható további feladatok a megbeszélés után

Lépésről lépésre beszéljük át a résztvevőkkel a folyamatot kezdve az első tevékenységeknél, haladva a folyamat vége felé.
Minden egyes tevékenységhez találjuk meg közösen a válaszokat az alábbi kérdésekre:

1. Van e előző lépés az adott tevékenység előtt? Ha igen, mi az? (MIKOR)
2. MI pontosan a tevékenység, az adott folyamatlépés?
3. KI végzi az adott tevékenységet?
4. HOGYAN végzi az adott tevékenységet?
5. HOL végezzük az adott tevékenységet?
6. További megjegyzések az adott lépéshez

A megbeszélés végén röviden vázoljuk a további feladatokat, melyek a megbeszélés előtt vagy alatt merültek fel. A felmerült feladatok mellé minden egyes esetben rendeljünk felelőst (aki el fogja véegzni) és határidőt (mikorra fogja elvégezni).

A megbeszélést követően küldjünk ki egy rövid emlékeztetőt a résztvevőknek, melyben szerepel:

• Megbeszélés részletei (hol, mikor, kik vettek részt, ki nem vett részt, stb.)
• A megbeszélés eredményének rövid összefoglalása
• Beazonosított feladatok felelősökkel és határidőkkel

Minden egyes megbeszélés során kövessük a fent vázolt lépéseket, ezekkel kiegészítve az üzleti folyamat működéséről szóló jegyzeteinket már néhány személlyel történt találkozást követően lényegesen közelebb kerülünk a dokumentáció elkészítéséhez.

Milyen szempontokat célszerű még figyelembe venni? Milyen feladatok szükségesek még a hatékony megbeszéléshez? Szólj hozzá, hogy mások is tanuljanak belőle!

Pro és contra a folyamatok dokumentálásáról

Amikor elkezdjük dokumentálni az üzleti folyamatokat nagyon sok előnyt lehet felsorolni, mit nyerünk e munkával, ugyanakkor fontos megemlíteni azokat a tényezőket is, melyek nem a pozitív oldalon szerepelnek.

Erőforrás-igény

A munka elvégzéséhez mindenképp erőforrásokra van szükség. Itt három típust különböztethetünk meg:

1. Idő
1. Az idő tényezővel mindenképp számolnunk kell, hiszen a feladat végrehajtása időbe telik. Elő kell készíteni, végig kell vinni, majd a szükséges utómunkálatok elvégzéséhez is időre van szükség.
2. Emberi
1. Üzleti folyamatok dokumentálását interjúk, konzultációk útján lehet elészíteni. Ehhez szükséges, hogy a dokumentálást végző szakember átbeszélje a folyamatot az abban érsztvevő, azt működtető szereplőkkel.
2. Fontos, hogy az emberi erőforrás számításakor ne csak a dokumentálásért felelős személyt vagy személyeket számoljuk ide, hanem az őt illetve őket segítő szereplőket is. Hasonló módon szükséges eljárni az idő tényező tervezésénél is.
3. Anyagi
1. Implicit módon mindíg jelen van, hiszen ha nem egy külsős szakember kerül megbízásra, akkor a szervezet egy- vagy több tagjának ráfordított idejét és ez alapján ráeső személyi költségeket kell ide számolni.
2. Egyértelműen megjelenik, amennyiben egy külsős szakembert vagy szakember csoport kerül megbízásra a feladat végrehajtásával.

Elvárt eredmény

Mindeképp szükséges megkülönböztetni az aktuális folyamat dokumentálását egy új folyamat bevezetésétől vagy az aktuális folyamat optimalizálásától. Mig az utóbbiak egy új működési állapot kialakítására fókuszálnak, addig az első a tények papírra vetését célozza.

Nagy különbség a két típusú eredmény között, hogy az új, a megváltoztatott működés sokkal nagyobb ráfordítást és fókuszt igényel minden téren. Ezzel szemben az aktuális állapot dokumentálása, mint ahogyan a neve is sugallja csupán a jelen működést írja le.

Határidők

E pont nem csupán a folyamatok dokumentálása terén fontos, hiszen egy szervezet működése során nap mint nap találkozunk vele. Fontos ugyanakkor kiemelni, hogy egy előre kitűzött határidő a feladat elvégzésére mindneképp fontos, ellenkező esetben a feladatból végtelen történet kerekedhet. Ezzel rögtön el is érkeztünk a contra ponthoz, hiszen ahhoz, hogy időre el lehessen végezni a feladatot időt, energiát kell szánni rá.