Pro és contra a folyamatok dokumentálásáról

Amikor elkezdjük dokumentálni az üzleti folyamatokat nagyon sok előnyt lehet felsorolni, mit nyerünk e munkával, ugyanakkor fontos megemlíteni azokat a tényezőket is, melyek nem a pozitív oldalon szerepelnek.

Erőforrás-igény

A munka elvégzéséhez mindenképp erőforrásokra van szükség. Itt három típust különböztethetünk meg:

1. Idő
1. Az idő tényezővel mindenképp számolnunk kell, hiszen a feladat végrehajtása időbe telik. Elő kell készíteni, végig kell vinni, majd a szükséges utómunkálatok elvégzéséhez is időre van szükség.
2. Emberi
1. Üzleti folyamatok dokumentálását interjúk, konzultációk útján lehet elészíteni. Ehhez szükséges, hogy a dokumentálást végző szakember átbeszélje a folyamatot az abban érsztvevő, azt működtető szereplőkkel.
2. Fontos, hogy az emberi erőforrás számításakor ne csak a dokumentálásért felelős személyt vagy személyeket számoljuk ide, hanem az őt illetve őket segítő szereplőket is. Hasonló módon szükséges eljárni az idő tényező tervezésénél is.
3. Anyagi
1. Implicit módon mindíg jelen van, hiszen ha nem egy külsős szakember kerül megbízásra, akkor a szervezet egy- vagy több tagjának ráfordított idejét és ez alapján ráeső személyi költségeket kell ide számolni.
2. Egyértelműen megjelenik, amennyiben egy külsős szakembert vagy szakember csoport kerül megbízásra a feladat végrehajtásával.

Elvárt eredmény

Mindeképp szükséges megkülönböztetni az aktuális folyamat dokumentálását egy új folyamat bevezetésétől vagy az aktuális folyamat optimalizálásától. Mig az utóbbiak egy új működési állapot kialakítására fókuszálnak, addig az első a tények papírra vetését célozza.

Nagy különbség a két típusú eredmény között, hogy az új, a megváltoztatott működés sokkal nagyobb ráfordítást és fókuszt igényel minden téren. Ezzel szemben az aktuális állapot dokumentálása, mint ahogyan a neve is sugallja csupán a jelen működést írja le.

Határidők

E pont nem csupán a folyamatok dokumentálása terén fontos, hiszen egy szervezet működése során nap mint nap találkozunk vele. Fontos ugyanakkor kiemelni, hogy egy előre kitűzött határidő a feladat elvégzésére mindneképp fontos, ellenkező esetben a feladatból végtelen történet kerekedhet. Ezzel rögtön el is érkeztünk a contra ponthoz, hiszen ahhoz, hogy időre el lehessen végezni a feladatot időt, energiát kell szánni rá.

Kinek fontos a dokumentált folyamat?

A dokumentált folyamat a szervezet minden szintjére nézve pozitív hozadékkal bír. Mint ahogyan más-más feladat- és felelősségi kör tartozik a szervezet egyes tagjaihoz, úgy tartalmaz más és más előnyöket is. 

Vezetői szinten:

• átláthatóvá teszi a cég működését
• a folyamatok függőségei és összefüggései egyértelműen kimutathatóak
• objektív alapot biztosít az egyes folyamatok optimalizációjához
• biztosítja a folyamatos minőséget
• ügyfél elégedettség növelése

Folyamat szereplői számára:

• egyértelművé teszi a feladat- és felelősségi köröket
• rögzíti a feladatok szekvenciáját és függőségeit
• segítséget nyújt a betanuláshoz
• segítséget nyújt a minőségi működéshez

Folyamat ügyfelei számára:

• kiszámítható az elvárt termék minősége
• kiszámítható a ternék szállítási ideje

Miért fontos dokumentálni a folyamatokat?

Ha már tudjuk mi az, hogy folyamat és felismertük annak jelenlétét célszerű továbblépnünk a dokumentálás irányába.
Egy cég addig nem fogja megfelelő aspektusból látni működését, amig folyamatai nincsenek megfelelően dokumentálva. Alaposan dokumentált folyamatok hiányában a vállalkozás egyes részlegei különálló egységenként működhetnek. Ha egy vállalkozásban a működtetett folyamatok dokumentálva vannak az a teljes működésre pozitív eredménnyel hathat, beszéljünk akár a működés optimalizálásáról,  erőforrások kihasználásáról vagy felesleges feladatok kiiktatásáról.
A dokumentált folyamatok előnyei közül hármat mindeképp célszerű kiemelni:

1. Nincsen lehetőség a folyamat működésének több módon történő értelmezésére
   • A dokumentált folyamatnak köszönhetően a folyamat szereplői és külső szemlélői számára egyértelműen meghatározhatóak a tevékenységek, azok szekvenciája és a végrehajtásukért felelős szereplők.
2. Tréninganyagként szolgál
   • Új munkaerő csatlakozásakor a dokumentált folyamat segítségével a betanítási idő és a ráfordított energia lényegesen lerövidíthető és hatékonnyá tehető.
   • Új folyamat bevezetésekor – hasonlóan az előző ponthoz – a részt vevő erőforrások betanításában jól használható a folyamat dokumentáció.
3. Marketing célokra használható
   • Segítséget nyújt a szervezet által nyújtott lehetőségek áttekintéséhez.

A dokumentált folyamatok további előnyökkel is járnak egy szervezet számára:

• Megnövekedett hatékonyság
• Pontosan definiált feladatok és felelősségi körök
• Rövidebb betanítási időszak
• Növekedés elősegítése
• Gyorsabb reagálás a piac eseményeire
• Csökkenthető működési költségek
• Dolgozói elégedettség

A dokumentált üzleti folyamatok elengedhetetlenek egy sikeres cég életében, ezzel lehetővé tesszük hogy a folyamatok működése a folyamatoktól és ne az azt működtető személyektől függjön.