Előkészítés - Dokumentálandó folyamat kiválasztása

Üzleti folyamatok dokumentálásának kezdetekor, a munka elején a feladat meglehetősen nagynak tűnhet ezért célszerű olyan folyamattal kezdeni a munkát, amely lehetőséget biztosít az első sikerekhez ugyanakkor biztosítja a szükséges eredményt is.

Első folyamat vagy folyamatok választásakor célszerű az alábbi szempontokat figyelembe venni:

• Komplexitás - Ne kezdődjék a munka legösszetettebb folyamattal.
  Nagy segítséget biztosít a munka során, ha 
• már meglévő dokumentációkból történhet az építkezés
• a szereplők számára már nem ismeretlen a feladat
• meg van a kellő rutin egy folyamat dokumentálásához
• Szerepkörök száma - Célszerű néhány szerepkörös folyamattal kezdeni és csak később haladni a sok szerepkörrel működtetett folyamatok irányába.
• Kritikusság - Az első üzleti folyamat dokumentálása lehetőleg ne a legkritikusabb, legnagyobb fókuszban levő folyamat legyen. Kecsegtető lehet a gondolat, hogy a legkritikusabb folyamatot ledokumentálva a fennmaradó folyamatok már lényegesen könnyebben haladhatnak. Ami az előnye az egyben a hátránya is lehet e választásnak: ha még nem áll rendelkezésre a kellő háttér, akkor pont a kitüntetett figyelem miatt ütközhet a munka akadályba.

Mindent összevéve az első dokumentálásra kerülő folyamatok esetében megfontolandó az egyszerűségre törekedni és folyamatosan haladni az egyre komplexebb folyamatok dokumentálása felé.

Előkészítés - Üzleti folyamatok összegyűjtése

Az üzleti folyamatok modellezésének egyik fontos eleme a jelenleg meglévő folyamatok összegyűjtése, egy- az üzleti folyamatokat tartalmazó katalógus (folyamat katalógus) elkészítése.

Ha még nem áll rendelkezésre egy katalógus, mely segítségével összeállítható a dokumentálandó folyamatok ütemterve, akkor ezt a katalógust már a munka elején szükséges előkészíteni. Ez a dokumentum folyamatosan fog változni, bővülni, ahogy folyamatról folyamatra több információ áll rendelkezésre.

Kiindulásként elegendő néhány meta információ rögzítése, mely támpontot ad a továbblépéshez:

1. Folyamat neve
2. Folyamat célja/leírása
3. Folyamat tulajdonosa

A fenti sorrend az üzleti folyamathoz tartozó információ fontosságát is jelöli abban az esetben, ha feltétlenül szükséges prioritást rendelnünk egy-egy meta információ mellé.

A folyamatokról tárolható információk listája természetesen a fenti elemekkel messze nem teljes, számos további adat rögzítésére van még szükség a munka során:

1. Verzió
2. Elfogadás dátuma
3. Érvényesség / Következő revizió
4. Folyamathoz tartozó kulcsszavak
5. Mérőszámok

Hogyan fogjunk neki üzleti folyamataink dokumentálásának?

A következő cikkekben elemenként végig vesszük azokat a fontos - más területen is alkalmazott - lépéseket, melyek hatékony segítséget nyújtanak az üzleti folyamatok dokumentálásához:

• Folyamatok összegyűjtése
• Dokumentálandó folyamat kiválasztása
• Folyamatszereplők beazonosítása
• Elvárt eredmények, leszállítandó termék(ek) definiálása
• Projektterv összeálltása, hatáidők pontosítása
• Szükséges erőforrások allokálása

Amikor egy már működtetett üzleti folyamat dokumentálása a cél a fenti pontok sok esetben összevonhatók egy-egy komplex feladattá. Célszerű azonban szem előtt tartani, hogy a megfelelő minőségben és határidőre előálló termék - azaz maga a dokumentált folyamat - eléréséhez törekednünk kell a fenti feladatok maradéktalan végrehajtására.