Miért fontos dokumentálni a folyamatokat?

Ha már tudjuk mi az, hogy folyamat és felismertük annak jelenlétét célszerű továbblépnünk a dokumentálás irányába.
Egy cég addig nem fogja megfelelő aspektusból látni működését, amig folyamatai nincsenek megfelelően dokumentálva. Alaposan dokumentált folyamatok hiányában a vállalkozás egyes részlegei különálló egységenként működhetnek. Ha egy vállalkozásban a működtetett folyamatok dokumentálva vannak az a teljes működésre pozitív eredménnyel hathat, beszéljünk akár a működés optimalizálásáról,  erőforrások kihasználásáról vagy felesleges feladatok kiiktatásáról.
A dokumentált folyamatok előnyei közül hármat mindeképp célszerű kiemelni:

1. Nincsen lehetőség a folyamat működésének több módon történő értelmezésére
   • A dokumentált folyamatnak köszönhetően a folyamat szereplői és külső szemlélői számára egyértelműen meghatározhatóak a tevékenységek, azok szekvenciája és a végrehajtásukért felelős szereplők.
2. Tréninganyagként szolgál
   • Új munkaerő csatlakozásakor a dokumentált folyamat segítségével a betanítási idő és a ráfordított energia lényegesen lerövidíthető és hatékonnyá tehető.
   • Új folyamat bevezetésekor – hasonlóan az előző ponthoz – a részt vevő erőforrások betanításában jól használható a folyamat dokumentáció.
3. Marketing célokra használható
   • Segítséget nyújt a szervezet által nyújtott lehetőségek áttekintéséhez.

A dokumentált folyamatok további előnyökkel is járnak egy szervezet számára:

• Megnövekedett hatékonyság
• Pontosan definiált feladatok és felelősségi körök
• Rövidebb betanítási időszak
• Növekedés elősegítése
• Gyorsabb reagálás a piac eseményeire
• Csökkenthető működési költségek
• Dolgozói elégedettség

A dokumentált üzleti folyamatok elengedhetetlenek egy sikeres cég életében, ezzel lehetővé tesszük hogy a folyamatok működése a folyamatoktól és ne az azt működtető személyektől függjön.