Dokumentum sablonok

Az üzleti folyamatok dokumentálását célszerű már az első vázlatok készítése során a vállalat által használt dokumentum sablonokba végezni, így ezzel tetemes mennyiségű időt spórolhatunk meg a későbbi munkáink soárn.

Hogyan kezdjünk neki a dokumentum sablonok használatának?

Első lépésént a felkutatott anyagokból válasszuk ki azt a sablont, melyet a vállalat használ. Amennyiben több ilyen sablon létezik, úgy célszerű támogatást kérni a megfelelő kiválasztásához. E támogatást elsősorban a minőségbiztosítási terület, ennek hiányában a felső(bb) vezetéstől szükséges megkérni.

Több sablon típusra lesz szükségünk, ezért ellenőrizzük, hogy minimum az alábbi területekre rendelkezésre állnak:

1. szöveges dokumentum (pl. MS Word) sablon
2. táblázatos sablon (pl. MS Excel) 
3. prezentációs sablon (pl. MS PowerPoint)

Természetesen mindegyik tagolható tovább egy-egy, a feladat szempontjából specifikus területre. Néhány példa:

1. MS Word
1. Folyamat dokumentáció
2. Jegyzőkönyv a megbeszélésekről
3. Felhasználói útmutató
4. Teszt jegyzőkönyv
5. Heti/havi jelentések
2. MS Excel
1. Feladat lista
2. Folyamat lépések és azok részletei
3. Flag kezelés
3. MS Power Point
1. Heti/havi jelentések
2. Kick-off és státusz prezentációk

Mit tegyünk, ha nincsenek sablonok a szervezetben?

Ez esetben nekünk szükséges előállítani a szükséges és megfelelő dokumentum sablonokat.
Az alábbi lista tartalmaz néhány elengedhetetlen elemet a dokumentum sablonok-, ezáltal az előállítandó dokumentációból:

• Dokumentum pontos címe (pl. Beszerzési folyamat)
• Dokumentum kontroll 
• szerző
• verzió (pl. v1.0)
• dokumentum tulajdonosa
• jóváhagyók
• státusz (pl. jóváhagyott, vázlat)
• utolsó státuszváltozás dátuma
• dokumentum érvényességi ideje
• Tartalomjegyzék
• Fejezetek
• Alfejezetek
• Rövidítések jegyzéke
• Oldalszámok
• A vállalat neve és logoja

Te milyen dokumentum sablont használsz? Szólj hozzá, hogy mások is tanuljanak belőle!