Gyűjtsünk anyagokat!

Sokszor felmerül a kérdés, hogy a szervezetben már megtalálható, előzetesen elkészült anyagok, dokumentunok hogyan lelhetőek fel, hiszen ezek fontos és hasznos információkkal szolgálnak folyamataink dokumentálásához.

Bizonyos esetekben könnyen, máskor nehezen hozzáférhető anyagokról beszélünk.

Egy-egy kutató munka során meg lehet keresni az alábbi területeket és kérni tőlük a már rendelkezésre álló anyagot:

• irattár
• folyamat tulajdonosa
• folyamat szereplői
• vállalati intranet

 

Milyen anyagokat keressünk a folyamat dokumentációról?

Bármit, ami betekintést nyújt a jelenlegi folyamatba:
- folyamatábrát
- részletes dokumentációt
- feladatlistát
- a folyamat során előállításra kerülő dokumentum

Fontos ugyanakkor kiemelni, hogy mivel a feladatunk célja a működő üzleti folyamat teljes körű dokumentálása, így az összegyűjtött anyagok átnézését követően további konszolidációra lesz szükség a cél eléréséhez. Azaz, hiába van itt-ott a szervezetben egy-egy dokumentum, azokat minimum konszolidálni, ha nem újra írni, egységes szerkezetbe önteni szükséges, máskülönben miért kezdenénk bele az amúgy sem kis munkába.

Hogyan lehet még elkészült anyagokat fellelni a szervezetben? Milyen további lehetőségekkel érdemes számolni? Szólj hozzá, hogy mások is tanuljanak belőle!