Első lépések az első folyamat dokumentálásához

Meg van a döntés, dokumentálhatunk. Kaptunk rá erőforrásokat, van egy kiinduló listánk a jelenleg ismerni vélt üzleti folyamatainkról. Ez a folyamat-lista jövőben még változhat, különösen a munka elején. Természetesen az ideális az, ha ez a katalógus nem változik. A folyamat katalógusból kiválasztásra került az első folyamat, amelynek dokumentálásába kezdhetünk.

Hogyan fogjunk neki az első folyamat sikeres dokumentálásához?

Első lépésként üljünk le és gondoljunk át minden szükséges lépést, ami a cél eléréséhez vezet, azaz tervezzük meg a munkát.

• A kiválasztott folyamatról van e már bárminemű dokumentáció?
• Kik vesznek részt a folyamatban?
• Hogyan zajlik az elkészült munka jóváhagyása?
• Milyen dokumentum-sablonnal fogunk dolgozni?
• Mennyi idő áll rendelkezésre a kiválaszott üzleti folyamat dokumentálására?

A fenti kérdések megválaszolása után készítsünk egy írásos tervet, hogy mikor mit készítünk el. A terv készülhet projekttervező eszközzel, táblázatkezelővel vagy akár egy egyszerű négyzetrácsos papíron, a lényeg hogy legyen egy sorvezető, egy ellenőrző lista amit rendszeresen ellenőrizhetünk.

Milyen feladatokkal tervezzünk? 

1. Megbeszélések
• Mindenkivel, aki részt vesz a folyamatban (szereplő, tulajdonos, ügyfél)  beszéljük át, hogyan végzi, milyen tevékenységeket hajt végre az adott folyamatban
2. Rendelkezésre álló anyagok
• Allokáljunk időt a már elkészült - még ha elavult is - dokumentumok átnézésére, ezek segítségére lehetnek a megbeszélések során
3. Dokumentum-sablonok beazonosítása
• A munka végeredménye egy- vagy több dokumentum lesz, ezeknek célszerű azonos sablon mentén felépülniük.
• Válasszuk ki a használandó dokumentum sablonokat és ezeket használjuk a dokumentáció előállítása során már az első pillanattól. Rengeteg időt spórolhatunk meg vele!
4. Folyamat dokumentáció elkészítése
• A folyamat dokumentáció készítése az a feladat, melyről a munkánk szól. Itt kell elkészítenünk, megírnunk, megrajzolnunk, kialakítanunk minden-, már összegyűjtött információ alapján azt a véglegesnek szánt dokumentumot mely hűen tükrözi az  üzleti folyamat tényleges működését. E feladatra szánjunk elegendő időt.
5. Elkészült dokumentáció véleményeztetése
• Olvastassuk át mindenkivel az elkészült anyagot, akivel a munka során kapcsolatba kerültünk. Legyen lehetősége minden szereplőnek a megbeszélés(ek)en elhangzott információk újbóli átgondolásának és nulladik szintű jóváhagyásának.
• FONTOS! A visszakapott észrevételek alapján az elkészült dokumentációt módosítani szükséges a továbblépés előtt.
6. Véglegesnek ítélt dokumentáció jóváhagyatása
• Az elkészült dokumentációt a már előzetesen meghatározott jóváhagyói körrel hagyassuk jóvá. E lépés biztosítja azt, hogy a folyamat nem csak leírásra, de annak tartalma elfogadottnak is minősül.
7. Végleges folyamat-dokumentáció közzététele   
•  Az elkészült dokumentációt tegyük közzé olyan csatornákon és médiumokon, amely a szervezeten belül ilyen típusú információk átadására bejáratott.
  Ha még nincs ilyen, néhány példa:
• küldjük el e-mailben minden vezetőnek
• tegyük közzé az intraneten
• adjuk át az irattárnak  

Az egyes feladatokra mennyi időt szánjunk?

Ez egy nehéz kérdés, mivel a folyamat, a szervezet és a cégkultúra ismerete nélkül nehezen megválaszolható. Tapasztalat alapján az alábbi átfutásokkal érdemes számolni az egyes feladatok tervezésekor:

Feladat	Szükséges időtartam	Megjegyzés
Megbeszélések	0,5 - 1 óra szereplőnként	Lehet egyszerre több szereplővel együtt átbeszélni a folyamatot, így értelem szerűen több időre van szükség egy-egy megbeszéléshez
Rendelkezésre álló anyagok átnézése	???	Függ a rendelkezésre álló információk mennyiségétől és minőségétől
Dokumentum sablonok	2 nap
Folyamat dokumentáció elkészítése	???	Függ a rendelkezésre álló információk mennyiségétől és minőségétől
Véleményeztetés	5 nap
Jóváhagyatás	2-5 nap
Közzététel	2 nap