Üzleti folyamat áttekintése a résztvevőkkel

Ha már tudjuk, hogy a folyamataink dokumentálásához mire és kire van szükségünk, mennyi idő áll rendelkezésre, van egy összeállított tervünk a munka megkezdésére, akkor kezdjünk is bele.
Az egyik kezdeti feladat, hogy beszéljük át a folyamat szereplőivel, tulajdonosával, ügyfelével a folyamatot.

Hogyan beszéljük át a működtetett folyamatot?

Szervezzünk vagy egy közös megbeszélést minden szereplővel vagy pedig egy-egy megbeszélést minden szereplővel külön-külön. Mindkét típusú egyeztetésnek megvannak a maguk előnyei és hátrányai.

A megbeszélés előkészítésekor ügyeljünk az alábbiakra:

• Hívjuk meg a résztvevőket!
• Az időpont legyen minden meghívott számára alkalmas
• Válasszunk olyan helszínt, ahol a folyamatot nyugodt körülmények között tudjuk átbeszélni. Pl. legyen elegendő asztal, szék, hálózat amennyiben szükséges, tábla rajzolni, telefon ha röviden egyeztetni szükséges valamely részletet, kivetítő stb.
• Hossza lehetőleg ne haladja meg az 1 maximum 2 órát. Amennyiben több idő szükséges a folyamat átbeszéléshez szervezzünk több megbeszélést.
• A meghívásból legyen egyértelmű pontosan miről fog szólni a megbeszélés. Azaz legyen tárgya!
• Röviden részletezzük, miről szól a megbeszélés és mi a cél

Közvetlenül a megbeszélés előtt gondoskodjunk róla, hogy minden szükséges eszköz (pl. tárgyaló, kivetítő, hálózat, tábla, papír, stb.) rendelkezésre áll.

A megbeszélésre érkezzünk lehetőleg pár perccel a meghívott(ak) előtt.

A megbeszélés kezdetén vázoljuk:
- miről fogunk beszélni
- mi az elérendő cél
- a jelenlévők miért lettel meghívva és mi az elvárás feléjük
- váható további feladatok a megbeszélés után

Lépésről lépésre beszéljük át a résztvevőkkel a folyamatot kezdve az első tevékenységeknél, haladva a folyamat vége felé.
Minden egyes tevékenységhez találjuk meg közösen a válaszokat az alábbi kérdésekre:

1. Van e előző lépés az adott tevékenység előtt? Ha igen, mi az? (MIKOR)
2. MI pontosan a tevékenység, az adott folyamatlépés?
3. KI végzi az adott tevékenységet?
4. HOGYAN végzi az adott tevékenységet?
5. HOL végezzük az adott tevékenységet?
6. További megjegyzések az adott lépéshez

A megbeszélés végén röviden vázoljuk a további feladatokat, melyek a megbeszélés előtt vagy alatt merültek fel. A felmerült feladatok mellé minden egyes esetben rendeljünk felelőst (aki el fogja véegzni) és határidőt (mikorra fogja elvégezni).

A megbeszélést követően küldjünk ki egy rövid emlékeztetőt a résztvevőknek, melyben szerepel:

• Megbeszélés részletei (hol, mikor, kik vettek részt, ki nem vett részt, stb.)
• A megbeszélés eredményének rövid összefoglalása
• Beazonosított feladatok felelősökkel és határidőkkel

Minden egyes megbeszélés során kövessük a fent vázolt lépéseket, ezekkel kiegészítve az üzleti folyamat működéséről szóló jegyzeteinket már néhány személlyel történt találkozást követően lényegesen közelebb kerülünk a dokumentáció elkészítéséhez.

Milyen szempontokat célszerű még figyelembe venni? Milyen feladatok szükségesek még a hatékony megbeszéléshez? Szólj hozzá, hogy mások is tanuljanak belőle!